第一章  总则 

第一条为规范和加强档案管理，有效的保护和利用档案，促进档案工作为本单位各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《南京市档案管理条例》等有关法律、法规，结合本单位实际，制定本办法。 

第二条本办法所称的档案是指本单位在各项工作、活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式、不同载体的历史记录。 

第三条加强对档案工作的领导，明确档案管理机构， 

配备档案管理人员，为档案工作提供必要的条件。 

第四条档案工作的基本原则：集中统一地管理本单位全部档案，维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用。 

第二章  档案管理体制及其职责 

第五条成立以分管档案工作的领导为组长，以综合档案室为核心，各部门及各直属单位专（兼）职档案员为成员的档案管理网络体系。 

第六条负责档案工作的部门依法履行下列职责： 

（一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全统一的档案工作规章制度； 

（二）统筹规划并负责档案资料的收集、整理、保管、鉴定、统计、归档和开发利用等工作，确保档案资料的完整、准确与安全，积极主动地为各项工作服务； 

（三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案。对各部门文件、资料的形成、积累和归档工作进行协调、监督、指导； 

（四）监督指导直属单位的档案工作； 

（五）参与直属产权变动单位的档案的处置工作； 

（六）完成与档案工作相关的其他工作。 

第七条  各部门专职或兼职档案人员，负责本部门形成文件材料的收集、积累；直属单位的档案人员要负责本单位文件、资料的归档工作，统一保管本单位的档案。档案员应遵循以下岗位职责： 

（一）认真学习贯彻执行国家《档案法》和上级关于档案工作的方针、政策、规定等，热爱档案事业，刻苦钻研业务，做好本职工作。 

（二）制定档案工作计划及档案各项管理制度，做好文字、声像、图片等的收集、整理、归档等工作。 

（三）增强保密观念，严格遵守档案、资料的保密、保管、借阅等制度，维护档案的安全与完善。 

（四）积极开展档案的开发利用工作，编制各种检索工具及档案资料，充分发挥档案在机关工作中的作用。 

（五）接受档案主管部门的监督指导，定期向市档案馆移交档案，案卷质量符合标准。 

（六）对基层单位的档案工作进行检查、监督和业务指导。 

第三章  文件材料的形成与归档 

第八条文件材料的形成、积累、整理工作列入各部门工作计划、职责范围及有关人员的岗位责任制。 

第九条各部门在承担重大活动的同时，要明确具体人员负责文件材料的收集、积累，活动结束后，及时交档案室整理、归档。 

第十条因公外出学习、考察或参加会议的相关材料，具有一定保存价值的，对本单位工作有利的，应及时交档案室归档。 

第十一条文件材料的归档范围 

根据国家档案局8号令要求编制《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》。 

凡是反映本机构工作活动具有参考利用价值的文件材料、图片、录音、录像带等，均应归档。 

1、各处室要按照归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整、根据文件材料的形成规律有机联系，科学整理； 

2、声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底盘分别整理归档。 

3、审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理归档。 

4、已撤销机构和非常设机构的档案，应当按照档案整理的要求，自机构撤销后，向档案室移交。 

按不同载体分： 

1、存储电子文件的光盘、磁盘、磁带； 

        2、录音带、录像带； 

        3、照片 

        4、实物 

        5、其它 

第四章  档案的管理 

第十二条遵循“保持档案之间的有机联系，便于管理与利用”的原则，依据本单位管理职能，结合档案内容及形成特点，对档案进行科学的分类与编号。 

第十三条编制档案归档文件目录，特殊载体档案目录等必要的检索工具。 

第十四条配备符合需要的档案库房和档案橱柜、档案装具等设施，并具有“八防”安全措施。 

第十五条对超过档案保管期限的档案进行移交。 

第十六条按年度对档案管理的基本情况进行统计，统计内容包括档案数量、门类、保管情况及提供利用等方面。 

第十七条档案人员应严格执行档案保密规定，遵循以下档案保密制度： 

（一）认真执行《中华人民共和国保守国家秘密法》，遵守国家的保密纪律，维护档案的安全与完善。 

（二）凡上级和本机关涉密的文件、档案材料和暂不公开的文字材料、表册、照片、录像带和录音带等，都在保密之内。 

（三）档案室是机要重地，非工作人员不得进入库房，查阅档案由档案工作人员进库，阅档者应在阅档室等候。 

（四）档案工作人员要严守秘密，做到档案内容不外传，不泄密，案卷资料不得带出办公室。 

（五）严格档案的管理制度，做好档案的调用、保管、借阅工作。 

（六）档案的移交或经鉴定要销毁，一定要登记造册，签章手续完备，严防失泄事件发生。 

第十八条档案管理纳入本单位信息化管理系统，要适应单位现代化管理的需要。 

第十九条各部门专（兼）职档案人员变动时，应办理档案交接手续。交接双方应对保管的档案进行清点、登记，并在移交目录上签字确认。 

第二十条单位人员调离时，须将个人手中的档案资料交部负责人或交档案室后方可调离。 

第五章档案的调阅和利用 

第二十一条档案的利用是档案管理的根本目的。档案工作应树立以利用为中心的思想。 

第二十二条  档案人员要了解熟悉掌握收藏档案的内容、成份，积极主动提供档案，为本单位各项工作服务，调卷迅速准确。做好档案的借阅工作，档案人员和档案利用者都应遵守以下制度： 

（一）本单位各部门因工作需要调阅档案，需办理登记手续，所属基层单位和外单位借阅档案，一律凭单位介绍信；借阅重要文件和档案，须经办公室领导同意。 

（二）借阅档案者不得在文件上圈划，涂改或增删内容，如需复印文件，须经分管领导同意方可复印，摘录的材料交由档案工作人员核对、登记注明件号。 

（三）一般只限在档案室查阅文件，需将档案借出档案室，必须办理借阅登记手续，借阅部门要妥加保管，不得污损，转借他人，严防泄、失密事故发生。用后立即归还，如将借出本机关，须经办公室领导批准，限期归还。 

（四）调阅档案者有责任向档案室工作人员提供利用情况，填写档案利用效果登记。归还档案时，应详细检查、点交清楚，并办理注销手续。 

（五）不得随意进入库房，严禁在档案室内吸烟。 

第六章  奖励与处罚 

第二十三条有下列情形之一的，给予表彰或奖励： 

（一）在档案的收集、管理和利用等方面做出显著成绩的； 

（二）在档案研究方面做出重要贡献的； 

（三）将个人所保存的珍贵档案捐献给单位的； 

（四）为保护档案安全做出突出成绩的； 

（五）同违反档案法律、法规的行为做斗争表现突出的。 

第二十四条有下列行为之一的，责令限期整改，拒不整改或情节严重、造成损失的，按规定对其部门负责人和责任人给予相应的处罚； 

（一） 不按规定时间归档和移交档案的； 

（二） 档案专（兼）职人员玩忽职守，造成档案损失的； 

（三） 擅自提供、抄录、复制档案或者泄露档案秘密的； 

（四） 擅自销毁档案的； 

（五） 利用档案谋取私利的。 

第二十五条违反档案法律、法规，构成犯罪的，依法追究其刑事责任。 

第二十六条本办法自颁布之日起施行。